個人情報および特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

公益社団法人日本農芸化学会は、(以下「当学会」)は、個人情報および特定個人情報等(個人番号及び特定個人情報)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、会員、取引先及び従業員等の個人情報および特定個人情報等の保護を重要事項として位置づけ、「個人情報および特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」を以下のとおり定め、代表者、従業員、その他の従業者に周知し、徹底を図ります。

1.個人情報および特定個人情報等の適切な取扱い
当学会の会員、取引先及び従業員等の個人情報および特定個人情報等を取得、保管、利用、提供又は廃棄するに当たって、当学会が定めた取扱規程に従い適切に取り扱います。

2.利用目的
当学会は、個人情報はその利用目的の範囲内で取り扱います。特に特定個人情報等は、以下の利用目的の範囲内で取り扱います。
(1)従業員等に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
(2)法定調書作成事務
(3)上記(1)及び(2)に付随して行う事務

3.安全管理措置に関する事項
(1)当学会は、個人情報および特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために取扱規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、従業者に個人情報および特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、個人情報および特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行います。
(2)個人情報および特定個人情報等の取扱いについて、会員、取引先及び従業員等の許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な個人情報および特定個人情報等保護の水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるよう定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

4.関係法令、ガイドライン等の遵守
当学会は、個人情報および特定個人情報等に関する法令、および特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、全従業者が特定個人情報等の保護の重要性を理解し、適正な取扱い方法を実施します。

5.継続的改善
当学会は、個人情報および特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び所内規程類を継続して改善します。

6.お問合せ
当学会は、特定個人情報等の取扱いに関するお問合せに対し、適切に対応いたします。


平成27年10月1日
公益社団法人日本農芸化学会
代表理事・会長 植田 和光

公益社団法人日本農芸化学会の、個人情報および特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針に関するお問合せ先

学会事務局所在地
〒113-0032東京都文京区弥生2-4-16 (株)学会センタービル2F
電話番号    03-3811-8789 FAX番号 03-3815-1920
E-mail

特定個人情報等の外部委託に関する合意書

公益社団法人日本農芸化学会(以下「甲」という。)と堀井公認会計士事務所(以下「乙」という。)は、甲が乙に特定個人情報関係業務(以下「本件業務」という。)を委託するに当たり、甲から乙に開示又は提供する特定個人情報等の取扱いに関して、以下のとおり合意書を締結する。

第1条 定義
1 個人情報とは、甲から乙に開示又は提供される個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、住所、生年月日その他の記述又は画像もしくは音声により当該個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することによって当該個人を識別することができるものを含む。)をいい、その開示又は提供媒体を問わない。
2 個人番号とは、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。以下同じ。)をいう。
3 特定個人情報とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。

第2条 特定個人情報等の適切な取扱い
乙は、特定個人情報等を甲の機密事項としてその保護に努め、これを適法かつ適切に管理・取り扱うものとする。

第3条 利用目的
乙は、特定個人情報等を、本件業務の遂行のためにのみ利用するものとし、番号法により例 外的取扱いができる場合を除き、その他の目的には利用しないものとする。

第4条 第三者への非開示等
1 乙は、特定個人情報等を、両当事者以外の第三者に開示又は漏えいしないものとする。
2 乙は、特定個人情報等の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、合理的な安全管理措置を講じるものとする。

第5条 特定個人情報等の持出し
1 乙は、特定個人情報等の記録された磁気媒体等又は書類等を持ち出す場合は、安全管理措置を講じるものとする。
2 乙は、特定個人情報等の記録された磁気媒体等又は書類等を持ち帰る場合についても、前項に準じた安全管理措置を講じるものとする。

第6条 従業者に対する監督・教育
1 乙は、従業者が特定個人情報等を取り扱うにあたり、必要かつ適切な監督を行うものとする。
2 乙は、従業者に対し、特定個人情報等の適正な取扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行うものとする。

第7条 再委託
1 乙は、本件業務に関する特定個人情報等の取扱いを、甲の許諾を得た場合に限り第三者に再委託できるものとする。
2 乙は、甲の許諾を得て第三者に本件業務に関する特定個人情報等の取扱いを再委託する場合においても、当該第三者に対し本合意書と同様の義務を課すものとし、当該第三者の行為につき、甲に対し当該第三者と連帯して責めを負うものとする。

第8条 管理状況の報告・調査
1 乙は、甲が要求した場合は、年1回(特に必要がある場合はそれ以上)、本件業務に関する特定個人情報等の管理状況について報告しなければならない。
2 甲は、乙に事前に通知し、乙の承諾を得たうえでいつでも、乙の業務に支障を生じさせない範囲内において、本件業務に関する特定個人情報等の管理状況の調査をすることができる。乙は、合理的事由がある場合を除き、管理状況の調査に協力しなければならない。

第9条 事故発生時の措置
1 乙は、万が一特定個人情報等の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の事故が発生した場合には、直ちに甲に通知するとともに、当該事故による損害を最小限にとどめるために必要な措置を、自らの責任と負担で講じるものとする。
2 前項の場合には、乙は、発生した事故の再発を防ぐため、その防止策を検討し、甲と協議の上決定した防止策を、自らの責任と負担で講じるものとする。
3 万が一、乙において特定個人情報等の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の事故が発生し、甲が第三者より請求を受け、また第三者との間で紛争が生じた場合には、乙は甲の指示に基づき、自らの責任と負担でこれに対処するものとする。この場合、甲が損害を被った場合には、甲は乙に対して当該損害の賠償を請求できるものとする。

第10条 特定個人情報等の返還
1 乙は、甲からの本件業務の委託が終了したときは、速やかに甲から提供された特定個人情報等及びその複製物を返還するとともに、磁気媒体等に記録した特定個人情報等がある場合には、これを完全に削除し、以後特定個人情報等を保有しないものとする。
2 前項の規定に関わらず、乙は、本人である甲、税務当局等からの本件業務に関する内容の照会、情報提供の要請等(以下「内容照会等」という。)に対応するために必要がある場合には、甲の許諾を得て、当該内容照会等を処理する期間を限度として、特定個人情報等を保有することができる。

上記合意の証として本書2通を作成し、甲乙記名捺印の上、各1通を保有する。

平成28年5月23日

甲 東京都文京区弥生二丁目4番16号
公益社団法人日本農芸化学会
会長 植田 和光

乙 東京都中央区京橋二丁目5番11号
パインセントラルビル8階
堀井公認会計士事務所
所長 堀井 淳史