2011年度大会の措置にかかわるその後の経過と対応について
2011年8月1日
各位
社団法人日本農芸化学会
会長 太田 明徳
2011年度大会の措置にかかわるその後の経過と対応について
去る3月11日に発生した東日本大震災で被災された方々にお見舞いを申し上げるとともに、 亡くなられた方々のご冥福をお祈り申し上げます。被災された地域の一日も早い復興をお祈り申し上げます。また、福島第一原子力発電所の深刻な事故は、非常事態が依然続いております。事態を収束させるべく対策に当たっておられる方々に深く感謝の意を表しますとともに、近隣にお住まいの方々の安全を心より願っております。
さて、2011年度大会の措置について、2011年4月4日付けで発表させていただきましたが、その後の経過および対応方針についてご報告申し上げます。
1. 東日本大震災による大会講演要旨集配布遅延の調査結果報告
2. 事前参加登録者のうち、「大会参加費」未納の方へのお願い
3. 「懇親会参加費」返却の集計結果と東日本大震災被災地への義援金について
1. 東日本大震災による大会講演要旨集配布遅延の調査結果報告
今回の事前参加登録者には大会講演要旨集だけをお送りすることとし、3月10日に発送手続きを終えたと発表いたしましたが、この配送に大幅な遅延が生じました。ご心配をお掛けした方々には心からお詫び申し上げます。遅延となった原因を調査確認いたしましたので、ご報告させていただきます。
今回の大会講演要旨集の配送は“佐川急便飛脚ゆうメール”というシステムを利用いたしました。これは佐川急便と郵便局における共同の配送システムで、2社を経由するため、配達完了までに日数を要します。本会は3月10日に運送業者へ荷物の引渡しを完了いたしましたが、3月11日の東日本大震災の発生により、仙台市内の倉庫にて保管された状態で配送が停止いたしました。その後3月20日頃から配送網が復旧しはじめ、5月の大型連休明け以降、未着である旨ご連絡をいただかなくなりましたので、すべての配達が完了したものとし、対応を終了させていただきます。
本会の大会講演要旨集の印刷・発送を委託している小宮山印刷工業宮城工場(気仙沼市)は東日本大震災で被災され一時連絡が途絶えていましたが、その後連絡が取れ、印刷工場建物、各種機械、そして従業員全員の方が無事であることを確認いたしました。大会講演要旨集をお受け取りになった多くの方々からは、到着の一報をお寄せいただきました。大変多くの方々にご心配とご迷惑をお掛けいたしましたこと、改めてお詫び申し上げます。また、皆さまの温かいご厚志に感謝申し上げます。
大会講演要旨集だけの販売は、4月4日付け発表の通り、事前参加登録費と同額をお支払いいただくことで参加者として大会講演要旨集を配布いたします。期限は大会決算処理の都合により8月末日までの納入とさせていただきます。送付先住所・氏名を明記の上、学会事務局宛にE-mailにてご連絡ください。
2. 事前参加登録者のうち、「大会参加費」未納の方へのお願い
大会発表が成立したことによりまして、事前納入済みの「大会参加費」はお返ししないことといたしました。収支については改めてご報告申し上げますが、収支差額がプラスとなった場合は、別の形で本会会員の皆様に有益となるような方法を検討いたします。
代表発表者の方で「大会参加費を当日払い」とした方にはお支払いいただきたい旨個別にご連絡差し上げましたが、まだお支払いいただけていない方もいらっしゃいます。近々あらためてお願いをお送り致しますので、大会参加会員の方々が広く均等に利益を分かち合うことができますようご高配賜りたく、お願い申し上げます。
また、今回、「大会参加費」の納入がなくとも、代表発表者および大会参加者として事前参加登録をしてくださった方々には大会講演要旨集を発送いたしました。これは対象の方々に大会参加費の納入を督促する目的ではなく、事務局による発送手続きの際の手違いで行なわれました。事態を複雑化させたことについて不手際をお詫び申し上げるとともに、ご寛容賜りますよう伏してお願い申し上げます。
3. 「懇親会参加費」返却の集計結果と東日本大震災被災地への義援金について
事前納入済みの「懇親会参加費」は、3つの方法(①東日本大震災の義援金への転用、②年会費への転用、③振込みによる返金)で返却させていただくことといたしました。6月30日を期限として対象の方へご意向を伺いました結果、① 286件[2,780,000円]、② 107件[1,015,000円]、③ 149件[1,395,000円]でございました。①義援金の寄付先は、当初の予定通り日本赤十字社とし、286名の寄付者氏名および寄付の総額は9月1日付けでWEB上にて発表させていただきます。氏名の公表に支障が生じる場合は、8月末日までに学会事務局にご相談ください。
対象者で会員の方は会員専用ページの各自の表紙画面にて、受付けた処理方法をご確認いただけます。③の返金については、7月7日付けですべての振込処理を完了いたしました。このほか若干名の方から、本会の活動に対し支援したいと強いご要望があり[④学会への賛助金]としてお受けいたしましたこともあわせてご報告申し上げます。また、5月6日の総会の折に会員から寄せられました義援金40,500円につきましても会員のご厚志に深く感銘を受けました。改めて御礼申し上げます。
東日本大震災で被災された会員の方々ならびに原発事故による被害を受けた会員の方々に対し、年会費減免等の特別な措置について検討いたしました。市町村が発行する罹災証明書の写し、あるいは学生会員の場合は指導教員、正会員の場合は所属長の記名押印のある被災についての文書を学会事務局宛ご提出いただければ、一年度分の会費を全額免除いたします。詳細は8月1日付「年会費の減免措置について」をご覧下さい。
すべてが、まことに異例の措置ではございますが、現今の状況下における本会の窮状をご斟酌賜りご了承いただきますよう、何卒お願い申し上げます。
